Cómo implementar un sistema de trazabilidad en tu empresa

Llevar un sistema de trazabilidad en una empresa implica llevar el registro de todas las acciones y procesos relacionados a sus productos en la cadena de valor.

Este registro crea una montaña de datos que el personal de logística debe monitorear para llevar el control de trazabilidad. Las empresas que llevan la trazabilidad en Excel tienen que preparar plantillas difíciles de gestionar y cada día van apareciendo errores que hay que correr para solucionar.

La digitalización de un sistema de trazabilidad es la única manera de poder controlar con eficacia grandes volúmenes de mercancía, en especial si tienen mucho movimiento.

Tipos de trazabilidad

Existen diferentes tipos de trazabilidad según la dirección del rastreo o según su dimensión en cuanto a la empresa.

Según su dimensión en cuanto a la empresa

• Trazabilidad interna. Se refiere a los procesos que se siguen para controlar los movimientos de los productos mientras están en el interior de una empresa: pasos por las cadenas de montaje y otros espacios de fabricación, cambios de ubicación durante el almacenaje, etc.
• Trazabilidad externa. Hace referencia a los procesos a los que se ven sometidos los productos o lotes de artículos una vez salen de la empresa; por ejemplo, en los envíos a los domicilios particulares de los clientes o en el transporte hasta los puntos de venta, como grandes almacenes o supermercados.

Según su dirección de rastreo

• Trazabilidad hacia atrás o tracing. Se utiliza para identificar el origen concreto de los productos. Por ejemplo, puedes identificar las materias primas utilizadas en la elaboración del producto.
• Seguimiento o trazabilidad hacia delante (tracking). Se refiere a la posibilidad de seguir la ruta que va a recorrer el lote. Gracias a las compras online la mayoría de las personas se han familiarizado con el tracking.

5 ventajas de implementar aplicaciones de trazabilidad

1. Mejora y añade eficiencia a la gestión del stock, al tener acceso en tiempo real a las operaciones de entradas y salidas de productos, estados de las existencias, posibles problemas de suministros, etc.
2. Permite identificar con antelación problemas de abastecimiento de materias primas o materiales, así como de otros problemas que pudieran poner en peligro el funcionamiento de la cadena de suministros.
3. Garantiza la calidad de tus productos porque entrega información sobre todos los procesos productivos por los que pasó. Esto tiene el beneficio agregado de aumentar la confianza del cliente final en el producto que va a comprar.
4. Reduce el tiempo invertido en conocer el estado de la cadena de suministro. Toda la información está a un clic de distancia.
5. Mejora la comunicación y la coordinación entre todos los departamentos que participan en la cadena de valor porque todos cuentan con la misma información.

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6 Pasos para implementar un sistema de trazabilidad

La implementación de un sistema de trazabilidad efectivo implica una planificación cuidadosa y la integración de diversas herramientas y procesos:

1. Evaluación de procesos actuales

Analiza los procesos existentes en la empresa para identificar áreas que requieren seguimiento y control. Esto incluye mapear la cadena de suministro y determinar los puntos críticos donde se necesita recopilar información. También es importante tomar en cuenta los requisitos de las certificaciones y normativas aplicables a la empresa, como la certificación CTPAT.

2. Definición de objetivos

Establece claramente los objetivos del sistema de trazabilidad. ¿Buscas mejorar el control de calidad, cumplir con regulaciones específicas o aumentar la eficiencia operativa? Definir estos objetivos guiará el diseño y la implementación del sistema.

3. Selección de herramientas tecnológicas

Elige las herramientas y tecnologías adecuadas para recopilar y gestionar la información. Esto puede incluir el uso de códigos de barras, etiquetas RFID, sistemas GPS y software especializado que permita la integración de datos en tiempo real.

4. Capacitación del personal

Es fundamental capacitar al personal en el uso del sistema de trazabilidad. Esto asegura que todos los involucrados comprendan la importancia del sistema y sepan cómo utilizar las herramientas y seguir los procedimientos establecidos.

5. Integración con sistemas existentes

Asegura que el sistema de trazabilidad se integre sin problemas con otros sistemas de la empresa, como ERP (Enterprise Resource Planning) o WMS (Warehouse Management System), para facilitar el flujo de información y mejorar la eficiencia operativa.

6. Pruebas y ajustes

Antes de la implementación completa, realiza pruebas piloto para identificar posibles problemas y realizar los ajustes necesarios. Esto ayuda a garantizar que el sistema funcione según lo previsto y cumpla con los objetivos establecidos.

Tecnologías clave en la trazabilidad

La adopción de tecnologías avanzadas es esencial para un sistema de trazabilidad eficiente:

• Blockchain: Ofrece una forma segura e inmutable de registrar transacciones, proporcionando transparencia y confianza en la cadena de suministro. Esta tecnología es especialmente útil para garantizar la autenticidad de los productos y prevenir fraudes.
• Inteligencia Artificial (IA): La IA se está volviendo indispensable para la gestión de la cadena de suministro. Las soluciones que emplean IA generativa y Machine Learning integran datos internos y externos, mejorando significativamente la precisión en la planificación de la demanda. Al ajustar proactivamente las operaciones según las fluctuaciones del mercado, las empresas pueden evitar roturas de stock o exceso de inventario, manteniendo operaciones fluidas y mejorando la satisfacción de los clientes.
• Etiquetas NFC: La colocación de una etiqueta NFC en un objeto permite saber dónde se encuentra y su información (lote de producción, destino, documentos asociados, etc.). Así, facilita el control de trazabilidad y la gestión de inventarios en almacenes.

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¿Cómo Kizeo Forms ayuda con el sistema de trazabilidad?

Ya son muchas las empresas que utilizan Kizeo Forms para gestionar sus sistemas de trazabilidad. Como la distribuidora Pan de Azúcar, empresa chilena que distribuye y vende productos Nestlé desde hace 12 años. Kizeo Forms es indispensable para su gestión de bodega y venta de productos. Los vendedores en terreno pueden ver desde la app el catálogo, los productos por vencer y los productos que los comercios les suelen pedir. Lograron centralizar la información y ahorrar tiempo en sus procesos productivos. 

Kizeo Forms facilita las tareas relacionadas a la implementación de un sistema de trazabilidad como:

• Recogida o registro de datos. El levantamiento de datos se puede realizar de forma móvil en el terreno: en la propia fábrica, en el almacén, durante el transporte, etc. Características como geolocalización, lector de código de barra y de códigos QR, cálculo automático y más, son esenciales para este proceso.
• Óptima trazabilidad de producto o lote. Kizeo Forms genera un número de referencia único (SKU) a cada producto que ingresa a la bodega.
• Creación de una base de datos con los códigos QR, que pueden ser leídos por la aplicación móvil en cada etapa del proceso, lo que garantiza una trazabilidad efectiva que empieza con la identificación de los productos.
• Automatización de formularios e informes. Los formatos necesarios para la captura y administración de datos se definen previamente y pueden modificarse y personalizarse según las necesidades de cada momento. De esta manera, se pueden trabajar desde la aplicación móvil con checklists, solicitud de materiales, informes y más.
• Extracción automática y transferencia de datos. Cada vez que se produce un cambio en un producto, como la entrada y salida de la bodega, el sistema lo registra automáticamente y puede transferir la información a otros softwares de la empresa. En otras palabras, podrás centralizar y acceder al histórico cuando lo necesites y mantener al día tus datos para facilitar tus análisis.

Esta infografía explica cómo Kizeo Forms mejora algunos de los procesos de la trazabilidad: